Refundácia cestovných nákladov

Slovenskí štipendisti (vyslaní do zahraničia) môžu po absol­vovaní štipendijného pobytu, exkurzie, intenzívneho kurzu, alebo koordinačného stretnutia v rámci programu CEEPUS požiadať o refundáciu cestovných nákladov do miesta pobytu a späť na začiatku a na konci pobytu.

Preplatiť je možné cestu verejnou hromadnou dopravou, prípadne vo výnimočných a odôvodnených prípadoch aj ces­tu osobným motorovým vozidlom podľa nižšie stanovených podmienok.

Žiadosť o refundáciu cestovných nákladov spolu s poža­dovanými dokumentmi je potrebné zaslať poštou na adresu SAIA, n. o., v Bratislave, a to najneskôr do 30 dní od ukonče­nia pobytu; ak tak štipendista neurobí, národná kancelária ne­musí náklady preplatiť. Náklady za cestovné budú refundova­né do 30 dní od doručenia kompletných a platných dokumen­tov, ak sa nevyskytnú žiadne prekážky formálneho alebo vec­ného charakteru (v takom prípade je štipendista vyzvaný na odstránenie nedostatkov).

 

V prípade uplatňovania cestovných náhrad, ktoré vznikli cestovaním verejnými dopravnými prostriedkami, je potreb­né predložiť (poslať poštou - DOPORUČENE!):

• podpísanú písomnú žiadosť o refundáciu cestovného, a to s uvedením mena, adresy trvalého pobytu štipendis­tu, e‑mailovej adresy, resp. telefonického kontaktu, miesta a doby pobytu, čísla prihlášky a čísla účtu v banke v Slo­venskej republike (IBAN) alebo krajine SEPA, na ktoré sa majú prostriedky previesť (odporúča sa účet vedený v mene euro, v opačnom prípade znáša stratu a poplatky kvôli konverzii štipendista),
• originály spiatočných cestovných lístkov (teda do miesta pobytu, aj späť); v prípade letenky je potrebné predložiť palubné lístky a faktúru,
• originál potvrdenia hostiteľskej vysokej školy o absolvo­vaní pobytu, resp. jeho overenú kópiu (Letter of Confirma­tion),
• čestné vyhlásenie (formulár TU), kde štipendista potvrdzuje absolvovanie danej cesty a skutočnosť, že mu cestovné náhrady neboli poskytnuté inou právnickou alebo fyzickou osobou.

V rámci programu CEEPUS sa študentom a doktorandom prepláca cestovné vlakom/autobusom 2. triedy, vysokoškol­skí učitelia majú nárok na úhradu za vlak 1. triedy. Náklady za miestenku a lôžko je možné preplatiť. Náklady za lístky na MHD sa nepreplácajú.

 

Použitie osobného motorového vozidla

Pri použití súkromného cestného motorového vozidla bude cestovné refundované vo výške cestovného lístka 2. triedy vla­kom za predpokladu, že pred uskutočnením cesty bola poda­ná a schválená žiadosť o povolenie na použitie osobného motorového vozidla. Žiadosť s uvedením dôvodov na použitie osobného motorového vozidla je potrebné vopred adresovať e‑mailom na národnú kanceláriu (ceepus@saia.sk), a to minimálne 2 týždne pred plánovanou cestou. Nedodržanie časovej lehoty môže viesť k zamietnutiu žiadosti.

 

Po skončení mobility je potrebné predložiť (poslať poštou - DOPORUČENE!):

• podpísanú písomnú žiadosť o refundáciu cestovného, a to s uvedením mena, adresy trvalého pobytu štipendis­tu, e‑mailovej adresy, resp. telefonického kontaktu, miesta a doby pobytu, čísla mobility a čísla účtu v banke v Slo­venskej republike (IBAN) alebo krajine SEPA, na ktoré sa majú prostriedky previesť (odporúča sa účet vedený v mene euro, v opačnom prípade znáša stratu a poplatky kvôli konverzii štipendista).
• originál potvrdenia hostiteľskej vysokej školy o absolvo­vaní pobytu, resp. jeho overenú kópiu (Letter of Confirma­tion).
• čestné vyhlásenie (formulár TU), kde štipendista potvrdzuje absolvovanie danej cesty a skutočnosť, že mu cestovné náhrady neboli poskytnuté inou právnickou alebo fyzickou osobou.

 

Výšku zod­povedajúceho cestovného zisťuje v tomto prípade národná kancelária priamo u železničnej spoločnosti, a preto nie je po­trebné ju dokladovať prostredníctvom spotreby paliva.

V prípade použitia osobného motorového vozidla viace­rými štipendistami súčasne v tom istom termíne môže byť cestovné refundované len jednej osobe, ktorá v žiadosti o refundáciu uvedie spôsob prevedenia finančných pros­triedkov.

Dôležité: pre refundácie je pri predkladaní originálu Letter of Confirmation záväzné aby dátumy na ňom uvedené korešpondovali s čestným vyhlásením a zároveň s termínom mobility uvedeným v CEEPUS prihláške. Letter of Confirmation potvrdzuje iba prijímajúca inštitúcia po skončení pobytu (nepodpisuje ju štipendista).

 

Použitie leteckej dopravy

Letenky do a z miesta pobytu sa preplácajú za podmienky výhodnej výšky cestovného - porovnateľnej s cenou vlakového cestovného lístka.

Od 1. 9. 2016 platia pri refundácii leteniek upravené pravidlá:

V prípade, že miesto štipendijného pobytu je vzdialenejšie ako 600 km vzdušnou čiarou z miesta začiatku cesty je možné preplatiť letenky v plnej sume za týchto podmienok:

1. zakúpená letenka je v kategórii „economy",

2. cestujúci vyberá najlacnejšiu variantu letenky, podľa zásad hospodárnosti a efektívnosti,

3. v porovnaní s cestovaním vlakom/autobusom cesta letecky výrazne znižuje čas potrebný na prepravu do miesta pobytu a späť,

4. štipendista minimálne jeden týždeň pred kúpou letenky vopred požiadal o schválenie leteckej dopravy, konzultoval výšku ceny letenky s pracovníčkou Národnej kancelárie programu CEEPUS (e-mail: ceepus@saia.sk) a letecká preprava za konzultovanú cenu mu bola schválená.

Letenky do 600 km vzdušnou čiarou z miesta začiatku cesty (miesta trvalého bydliska alebo sídla univerzity) do miesta pobytu, sa môžu preplatiť len za podmienky výhodnej výšky cestovného - porovnateľnej s cenou vlakového cestovného lístka 2. triedy.

• Po skončení mobility je okrem vyššie uvedených dokumentov (písomná žiadosť, originály spiatočných lístkov a  Letter of Confirmation) potrebné predložiť aj doklad o zaplatení leteniek / faktúru s uvedenou finálnou sumou.

V prípade neschválenia letenky do 600 km vzdušnou čiarou z dôvodu nesplnenia vyššie uvedených podmienok si štipendista pred zakúpením letenky na vlastné náklady môže požiadať o jej čiastočnú refundáciu, a v takomto prípade bude cestovné preplatené maximálne do výšky ceny vlakového cestovného lístka 2. triedy, ak je táto nižšia ako cena letenky.

 

Použitie iného spôsobu dopravy

V mimoriadne odôvodnených prípadoch môžu byť štipendistovi refundované cestovné náklady na iný spôsob dopravy, ako je verejná hromadná doprava či súkromné cestné motorové vozidlo, a to za predpokladu, že štipendista najneskôr 2 týždne pred začiatkom pobytu e-mailom(ceepus@saia.sk) zašle pracovníčke národnej kancelárie cenovú kalkuláciu, ktorá preukazuje výraznú finančnú úsporu, a národná kancelária mu takýto spôsob dopravy schváli.

 

V zmysle § 1 ods. 4 zákona č. 40/2009 Z. z. o cestovných náhra­dách štipendista nemá nárok na náhradu cestovného, ak mu je poskytnu­tá inou právnickou osobou alebo fyzickou osobou. Ak fyzická alebo právnická osoba poskytne štipendistovi náhradu čias­točne, SAIA, n. o., poskytne zostávajúcu časť náhrady. V zmys­le tohto ustanovenia zákona o cestovných náhradách, štipen­dista, ktorý nepredloží originálne cestovné lístky, resp. v prípa­de leteniek originálne palubné lístky, musí predložiť aj čestné vyhlásenie (formulár TU), že cestovné náhrady mu neboli poskytnuté inou právnickou alebo fyzickou osobou. SAIA, n. o., má právo overiť si túto skutočnosť.

 

V prípade zahraničných študentov prichádzajúcich na Slovensko je potrebné informovať sa o možnostiach refundácie cestovných nákladov u jednotlivých národných kancelárii v členských krajinách programu.

 

Poskytovanie a spracovanie osobných údajov