Študentské exkurzie, intenzívne kurzy, koordinačné stretnutia a krátkodobé mobility zamestnancov univerzít môžu byť organizované koordinujúcou alebo partnerskou vysokou školou v rámci niektorej zo schválených sietí spolupracujúcich vysokých škôl.
Podmienkou pre organizovanie exkurzií a intenzívnych kurzov je minimálne 5 účastníkov.
V prípade, že má slovenský koordinátor alebo partner slovenskej vysokej školy záujem zorganizovať uvedené aktivity na Slovensku, je potrebné ich vopred naplánovať do projektu Siete na nasledujúci akademický rok. V prípade schválenia siete uvedie do rozpisu mobilít (tzv. Traffic Sheet) počet mesiacov, ktoré plánuje na aktivity využiť. V rámci čerpania schválených štipendijných mesiacov pre prichádzajúce mobility sa účasť jednej osoby počíta ako pomerná časť z jedného mesiaca, t. j. z 30 dní (napríklad exkurzia v trvaní tri dni znamená pre jednu osobu čerpanie 0,1 mesiaca). Exkurzie naplánované v projektoch sietí sú súčasťou predloženého projektu a koordinátor/ partner, ktorý si túto aktivitu naplánuje, v prípade schválenia siete už nemusí opätovne žiadať o schválenie exkurzie/intenzívneho kurzu Národnou komisiou programu CEEPUS, ale môže ju realizovať v rámci pridelenej kvóty štipendijných mesiacov. Minimálne jeden mesiac pred konaním aktivity organizátor informuje Národnú kanceláriu programu CEEPUS, SAIA, n. o., (ceepus-incoming@saia.sk) o presnom dátume jej realizácie a zasiela odborný program aktivity spolu so zoznamom účastníkov.
Zahraniční účastníci študentských exkurzií, intenzívnych kurzov, alebo koordinačných stretnutí organizovaných slovenskou vysokou školou v rámci programu CEEPUS sa prihlásia do programu elektronicky na www.ceepus.info v dostatočnom predstihu a to minimálne mesiac pred konaním aktivity tak, aby bolo možné rešpektovať príslušné cut-off dates. V prípade exkurzií sa študenti registrujú na typ mobility „krátko‑dobá exkurzia“ (short term excursion), v prípade intenzívneho kurzu sa študenti registrujú na typ mobility „krátkodobá študentská mobilita“ (short term student). Učitelia sa v oboch prípadoch registrujú na typ učiteľskej mobility (teacher). Pri vypĺňaní prihlášky je v motivácii potrebné uviesť, o akú exkurziu, intenzívny kurz, resp. koordinačné stretnutie ide, a v akom termíne sa koná.
Pri vypĺňaní prihlášky je v motivácii potrebné uviesť, o akú exkurziu, intenzívny kurz, resp. koordinačné stretnutie ide, a v akom termíne sa koná.
V závislosti od finančných možností programu a počtu nevyčerpaných štipendijných mesiacov môže byť vyhlásená mimoriadna výzva na predkladanie projektov exkurzií, intenzívnych kurzov a koordinačných stretnutí, do ktorej sa budú môcť zapojiť aj koordinátori a partneri sietí, ktorí pôvodne tieto aktivity neplánovali, resp. si na ne nevyčlenili dostatočný počet štipendijných mesiacov v projekte siete. Koordinátor alebo partner slovenskej vysokej školy, ktorý chce organizovať študentskú exkurziu alebo intenzívny kurz v rámci programu CEEPUS na Slovensku, predkladá Národnej kancelárii programu CEEPUS do stanoveného termínu žiadosť o financovanie aktivity z prostriedkov programu CEEPUS, plánovaný počet účastníkov (študentov a učiteľov) a program odborných aktivít. O každej výzve budú koordinátori a partneri programu CEEPUS e-mailom informovaní Národnou kanceláriou programu CEEPUS. Podané projekty posudzuje Národná komisia programu CEEPUS. V prípade schválenia Národná kancelária programu CEEPUS na základe elektronických prihlášok udeľuje zahraničným účastníkom študentských exkurzií, intenzívnych kurzov a koordinačných stretnutí finančné príspevky.
Pri organizovaní intenzívnych kurzov, študentských exkurzií a koordinačných stretnutí v rámci programu CEEPUS sú finančné príspevky pre zahraničných študentov, doktorandov a učiteľov vo výške 73 EUR/osoba/deň (sadzby sú účinné od 1. apríla 2024).
Finančné prostriedky sa vyplácajú iba zahraničným uchádzačom. Nevzťahujú sa na slovenských občanov pôsobiacich (pracujúcich/študujúcich) na zahraničných vysokých školách.
Spôsoby vyplácania finančného prípsevku:
V prípade osobitého zreteľa môže národná kancelária určiť vyplatenie prostriedkov v hotovosti osobne v SAIA, n. o. v Bratislave, alebo na regionálnom pracovisku v Banskej Bystrici, Košiciach, Nitre a Žiline
Viac infomrácií o vylácaní finančých prostriedkov zahraničným účastníkom študentských exkurzií, intenzívnych kurzov, alebo koordinačných stretnutí nájdete v Informačnej brožúre CEEPUS, kapitola 5.3 na strane 60.
Po ukončení aktivity je potrebné predložiť Národnej kancelárii aj záverečnú správu obsahujúcu zhodnotenie exkurzie, intenzívneho kurzu, či koordinačného stretnutia, prínos aktivity a realizovaný program podľa dní. Záverečná správa musí byť podpísaná koordinátorom aktivity a zaslaná elektronicky na ceepus-incoming@saia.sk do 30 dní od ukončenia aktivity.
Je potrebné, aby každý účastník exkurzie riadne ukončil aktivitu a to nahratím Letter of Confirmation a vyplnením Mobility Report v systéme.