Na konci pobytu štipendista vyplní v elektronickom systéme na www.ceepus.info v príslušnej časti mobility:
V Letter of Confirmation musia byť uvedené skutočné a pravdivé dátumy.
Obidva dokumenty je následne potrebné vytlačiť, potvrdiť koordinátorom mobility na prijímajúcej inštitúcii** a opečiatkované a podpísané nahrať späť do systému. Dokumenty môže nahrať štipendista alebo prijímajúca inštitúcia. Stav žiadosti musí byť v stave ´Accepted by Applicant´, po úspešnom nahratí dokumentov sa tento stav zmení na ´Completed´.
Štipendista je po ukončení pobytu po Slovensku povinný zaslať slovenskej Národnej kancelárii CEEPUS originály týchto dokumentov. V prípade, že štipendista potrebuje originál potvrdenia Letter of Confirmation aj pre svoju domácu inštitúciu alebo národnú kanceláriu, odporúča sa vyžiadať si dve vyhotovenia dokumentu.
*Systém umožní štipendistovi vyplniť požadované dokumenty 4 dni pred plánovaným ukončením pobytu (podľa schválených termínov v systéme). Ak chce štipendista ukončit pobyt skôr, a splní minimálnu dĺžku pobytu, je potrebné kontaktovať národnú kanceláriu na ceepus-incoming@saia.sk a požiadať o zmenu konečného termínu.
**V prípade freemoverov dokumenty potvrdzuje osoba, ktorá vydala akceptačný list, príp. zahraničné oddelenie.
Národná kancelária programu CEEPUS je povinná dbať na efektívne hospodárenie s prostriedkami plynúcimi zo štátneho rozpočtu a sledovať nakladanie s nimi. Z uvedeného dôvodu sa zavádzajú ďalšie povinnosti pre zahraničných účastníkov mobility na Slovensku, a to navyše k všeobecným povinnostiam štipendistov po návrate z pobytu uvedeným vyššie.
Každý zahraničný štipendista, ktorý absolvoval pobyt na Slovensku, je povinný do 30 dní od skončenia pobytu odovzdať slovenskej Národnej kancelárii CEEPUS:
Štipendisti prikladajú k správe nasledujúce dokumenty, ktoré sú povinnou prílohou:
študenti:
doktorandi:
vysokoškolskí učitelia:
Všetky dokumenty, ktoré sú povinnou prílohou k Final Reportu musia byť podpísané štipendistom a koordinátorom mobility na prijímajúcej inštitúcii.
Upozornenie: Národná kancelária CEEPUS na Slovensku nepotvrdí opakovanú mobilitu štipendistu v prípade, že nepredložil záverečnú správu z predchádzajúceho pobytu v požadovanej forme vrátane všetkých požadovaných príloh.