Vyplácanie štipendií zahraničným štipendistom pri pobytoch na slovenských vysokých školách

Schválený zahraničný štipendista by mal národnej kancelárii na Slovensku oznámiť najmenej týždeň vopred presný dátum nástupu na pobyt na slovenskej vysokej škole a uviesť preferovaný spôsob vyplatenia štipendiá, a to zaslaním vyplneného formulára Scholarship Payment Form e‑mailom na ceepus-incoming@saia.sk.

Zároveň by mal každý štipendista hneď po nástupe na mobilitu zabezpečiť zaslanie naskenovaného originálu Potvrdenia prijímajúcej inštitúcie o nástupe na štipendijný pobyt na Slovensku. Potvrdenie zasiela e-mailom koordinátor/kontaktná osoba z prijimajúcej inštitúcie a to z oficiálnej emailovej adresy danej organizácie na adresu: ceepus-incoming@saia.sk. Potvrdenie musí byť vystavené na hlavičkovom papieri prijímajúcej inštitúcie a musí obsahovať meno a priezvisko štipendistu, presný dátum nástupu na pobyt a číslo siete. Potvrdenie musí byť podpísané koordinátorom, resp. zahraničným oddelením. Bez tohto potvrdenia nebude možné štipendium vyplatiť.

Upozornenie: Potvrdenie prijímajúcej inštitúcie o nástupe na štipendijný pobyt by malo byť doručené SAIA najneskôr do 5 dní od začiatku pobytu. V opačnom prípade štipendium nemusí byť vyplatené.

 

Výšky štipendií platné od 1.1.2024

  • študenti VŠ: 620 EUR/mesiac
  • doktorandi: 1025,50 EUR/mesiac
  • učitelia VŠ bez titulu PhD.: 1025,50 EUR/mesiac
    - v prípade pobytu v dĺžke min. 5 pracovných dní a max. 10 kalendárnych dní 513 EUR
    - v prípade pobytu v dĺžke 11 – 20 kalendárnych dní 770 EUR
    - v prípade pobytu v dĺžke 21 kalendárnych dní a viac 1025,50 EUR
  • učitelia VŠ s titulom PhD.: 1420 EUR/mesiac
    - v prípade pobytu v dĺžke min. 5 pracovných dní a max. 10 kalendárnych dní 710 EUR 
    - v prípade pobytu v dĺžke 11 – 20 kalendárnych dní 1065 EUR
    - v prípade pobytu v dĺžke 21 kalendárnych dní a viac 1420 EUR

 

Vyplácanie štipendií zahraničným štipendistom je možné realizovať viacerými spôsobmi:

1 - štipendium je vyplatené na účet štipendistu v krajinách systému SEPA 

2 - vyplácanie štipendia prijímajúcou vysokou školou

a) štipendium je vyplatené z finančných prostriedkov školy a následne refundované SAIA, n.o.,

b) štipendium je vyplatené ako záloha – škola môže žiadať o zálohu, v tomto prípade však musí byť podpísaná Zmluva o spolupráci medzi SAIA a vysokou školou,

3 - štipendium si štipendista prevezme osobne po dohode s národnou kanceláriou programu buď v SAIA, n.o. v Bratislave alebo v regionálnom pracovisku v Banskej Bystrici, v Košiciach, v Nitre, alebo v Žiline.

 

Podmienky a dokumenty potrebné pre jednotlivé spôsoby:

1. Štipendium vyplatené na účet štipendistu

V tomto prípade je potrebné požiadať o vyplatenie štipendia na osobný účet štipendistu vedený v mene EUR a dodať:

  • vyplnený formulár Oznámenie bankových údajov na úhradu štipendia v rámci programu CEEPUS (na stiahnutie tu). Dokument musí byť vlastnoručne podpisaný a oskenovaný (príp. sa akceptuje oficiálny overiteľný elektronický podpis) a zaslaný štipendistom z jeho emailovej adresy na emailovú adresu: ceepus-incoming@saia.sk.
  • Potvrdenie prijímajúcej inštitúcie o nástupe na štipendijný pobyt na Slovensku. Potvrdenie musí byť vystavené na hlavičkovom papieri prijímajúcej inštitúcie a musí obsahovať meno a priezvisko štipendistu, presný dátum nástupu na pobyt a číslo siete. Potvrdenie musí byť podpísané koordinátorom, resp. zahraničným oddelením. Potvrdenie zasiela e-mailom koordinátor/kontaktná osoba z prijimajúcej inštitúcie a to z oficiálnej emailovej adresy danej organizácie na adresu: ceepus-incoming@saia.sk.

SAIA, n. o., zasiela štipendium spravidla len na bankový účet v krajinách systému SEPA (Single Euro Payments Area, www.ecb.europa.eu). Odporúča sa, aby bol bankový účet vedený v mene euro. Ak je účet vedený v inej mene, resp. ide mimoriadne o zahraničnú platbu, prípadné kurzové rozdiely a poplatky za prevod, ktoré z tohto dôvodu vzniknú, znáša štipendista.

2. vyplácanie štipendia prijímajúcou vysokou školou

Štipendium môže vyplatiť štipendistovi vysoká škola z vlastných zdrojov a následne požiada SAIA, n. o., v Bratislave o preplatenie oprávnených nákladov. O tomto spôsobe vysoká škola vopred informuje národnú kanceláriu. V mimoriadnych a odôvodnených prípadoch sa môže vysoká škola dohodnúť s národnou kanceláriou aj na poskytovaní záloh na vyplatenie štipendií a ich odúčtovaní. Pri vyplácaní štipendia sa odporúča vysokej škole postupovať spôsobom, akým postupuje národná kancelária pri priamom vyplácaní štipendia štipendistom, aby sa predišlo vyplateniu neoprávnených nárokov. Vysoká škola si môže zvoliť jeden z nasledujúcich spôsobov:

a) Štipendium je vyplatené z finančných prostriedkov školy a následne refundované SAIA, n. o.

Národná kancelária prepláca vysokej škole oprávnené náklady na štipendiá na základe vyúčtovacej faktúry vystavenej vysokou školou. Faktúra musí byť vystavená osobou oprávnenou konať v mene vysokej školy/fakulty v otázkach hospodárenia (rektor, dekan, kvestor, tajomník fakulty). Povinnou prílohou faktúry sú doklady potvrdzujúce vyplatenie štipendia v oprávnenej výške štipendistovi, a to:

  • kópia výdavkového pokladničného dokladu (doklad o vyplatení štipendia a jeho prevzatí štipendistom),
  • kópia žiadosti o vyplatenie štipendia vystavená koordinátorom mobility CEEPUS na prijímajúcej inštitúcii a adresovaná vysokej škole/fakulte (ak koordinátor odsúhlasí vyplatenie štipendia podpisom výdavkového pokladničného dokladu potvrdzujúceho vyplatenie štipendia, nie je potrebné predkladať samostatnú žiadosť o vyplatenie štipendia),
  • kópia platného identifikačného dokladu (pasu, resp. občianskeho preukazu), na základe ktorého bola overená totožnosť štipendistu pri vyplatení štipendia.
  • originály záverečných dokumentov Letter of Confirmation, Mobility Report a originál dokumentu „Zoznam zrealizovaných aktivít“ podľa typu štipendistu.

Originály dokumentov v prílohe faktúry/vyúčtovania archivuje vysoká škola v zmysle platných právnych predpisov a v prípade potreby ich sprístupní národnej kancelárii alebo inému kontrolnému orgánu.

Národná kancelária overí oprávnenosť vyplatených nákladov, skontroluje dokumentáciu a ak sa nevyskytnú žiadne prekážky, preplatí faktúru vysokej škole.

Upozornenie: Vysoká škola žiada o preplatenie vyplatených štipendií najneskôr do 30 dní od dátumu, keď výdavok vznikol. V prípade aktivít realizovaných v mesiacoch september - december je potrebné žiadať o preplatenie najneskôr do 5. decembra kalendárneho roka, v ktorom výdavok vznikol. Ak vysoká škola uvedené termíny nedodrží, národná kancelária nemusí náklady preplatiť.

b) štipendium je vyplatené z finančných prostriedkov poskytnutých vysokej škole ako záloha zo strany SAIA, n. o.

SAIA, n. o., je možné požiadať o zálohu, v tomto prípade sú potrebné nasledujúce dokumenty: 

  • Zmluva o spolupráci podpísaná štatutárom; (táto zmluva upravuje spoluprácu medzi SAIA, n.o. a VŠ ohľadom vyplácania štipendií) - na stiahnutie tu
  • Žiadosť o vyplatenie finančných prostriedkov podpísaná koordinátorom a osobou zodpovednou za fin. realizáciu a zaúčtovanie výdavkov uvedenou v zmluve. 

V prípade, že je už Zmluva podpísaná, stačí ak VŠ požiada o zálohu listom, ktorý obsahuje mená konkrétnych štipendistov, ktorým sa plánujú vyplatiť finančné prostriedky, číslo siete, v rámci ktorej sa pobyt konkrétneho štipendistu realizuje (v prípade mimosieťových mobilít sa namiesto čísla siete uvedie slovo „freemover“), dĺžku schváleného pobytu a schválené dátumy začiatku a ukončenia pobytu, a typ a výšku očakávaných finančných nárokov, ktoré majú byť jednotlivým štipendistom vyplatené. List podpíše zodpovedný koordinátor mobility CEEPUS za každú zo sietí, resp. za freemoverov a osoba zodpovedná za finančnú realizáciu a zaúčtovanie výdavkov .

Pri vyúčtovaní je potrebné predložiť:

  • vyúčtovaciu faktúru vystavenú osobou oprávnenou konať v mene vysokej školy/fakulty v otázkach hospodárenia (rektor, dekan, kvestor, tajomník fakulty),
  • kópiu výdavkového pokladničného dokladu (doklad o vyplatení štipednia a jeho prevzatí štipendistom), 
  • kópiu žiadosti o vyplatenie štipendia vystavenú koordinátorom mobility CEEPUS na prijímajúcej inštitúcii a adresovanú vysokej škole/fakulte (ak koordinátor odsúhlasí vyplatenie štipendia podpisom výdavkového pokladničného dokladu potvrdzujúceho vyplatenie štipendia, nie je potrebné predkladať samostatnú žiadosť o vyplatenie štipendia),
  • kópiu platného identifikačného dokladu (pasu, resp. občianskeho preukazu), na základe ktorého bola overená totožnosť štipendistu pri vyplatení štipendia.
  • originály záverečných dokumentov Letter of Confirmation, Mobility Report a originál dokumentu „Zoznam realizovaných aktivít“ podľa typu štipendistu.

Originály dokumentov v prílohe vyúčtovania archivuje vysoká škola v zmysle platných právnych predpisov a v prípade potreby ich sprístupní národnej kancelárii alebo inému kontrolnému orgánu.

Vysoká škola predkladá národnej kancelárii vyúčtovanie poskytnutej zálohy listom, kde sa uvedie výška prijatej zálohy, dátum začiatku a dátum ukončenia pobytu každého štipendistu, ktorému vyplatila finančné prostriedky, rozpis jednotlivých výdavkov financovaných zo zálohy a rozdiel medzi poskytnutou zálohou a súčtom výdavkov. Vyúčtovanie podpisuje osoba zodpovedná za finančnú realizáciu a zaúčtovanie výdavkov.

Upozornenie: Vysoká škola žiada o preplatenie vyplatených štipendií najneskôr do 30 dní od dátumu, keď výdavok vznikol. V prípade aktivít realizovaných v mesiacoch september - december je potrebné žiadať o preplatenie najneskôr do 5. decembra kalendárneho roka, v ktorom výdavok vznikol. Ak vysoká škola uvedené termíny nedodrží, národná kancelária nemusí náklady preplatiť.

 

3. Osobné prevzatie štipendia štipendistom

Termín prevzatia štipendia je nutné dohodnúť či už telefonicky alebo e-mailom minimálne dva dni vopred s pracovníčkou národnej kancelárie v Bratislave (ceepus-icoming@saia.sk), alebo s pracovníčkou na regionálnom pracovisku (zoznam kontaktných osôb). Podmienkou pre vyplatenie štipendia je predloženie platného preukazu totožnosti. Zároveň musí byť do termínu vyplatenia doručené SAIA, n. o. Potvrdenie prijímajúcej inštitúcie o nástupe na štipendijný pobyt na Slovensku (oskenovaná verzia zaslaná koordinátorom/ kontaktnou osobou z prijimajúcej inštitúcie a to z oficiálnej emailovej adresy danej organizácie na adresu: ceepus-incoming@saia.sk, prípadne originál tohto dokumentu predložený na mieste). Bez tohto potvrdenia nebude možné štipendium vyplatiť. 

 

Postupy pri vyplácaní štipendií na účet a osobne v SAIA, n. o.

V prípade študentských a doktorandských mobilít je podmienkou pre vyplatenie štipendia pri jednomesačných mobilitách absolvovanie min. 21 dní, pri viacmesačných mobilitách absolvovanie 16 dní v poslednom mesiaci pobytu. Preto sa v prípade študentov a doktorandov vypláca štipendium nasledovným spôsobom:

  • jednomesačná mobilita – 75% na začiatku pobytu a pri doručení Potvrdenia o nástupe na pobyt a 25% po absolvovaní minimálnej dĺžky pobytu 21 dní a nahratí dokumentov Letter of Confiramtion spolu s dokumentom podľa typu pobytu a Mobility reportu do systému Ceepus.
  • viacmesačná mobilita – v tomto prípade sa v prvých mesiacoch pobytu, a po doručení Potvrdenia o nástupe na začiatku pobytu, vyplácajú celé štipendiá. V poslednom mesiaci pobytu sa štipendium delí na 2 čiastky, 50% sa vyplatí na začiatku mesiaca a po splnení podmienky minimálnej dĺžky pobytu v poslednom mesiaci 16 dní a nahratí originálov Letter of Confiramtion spolu s dokumentom podľa typu pobytu a dokumentu Mobility report do systému Ceepus bude štipendistovi vyplatená zvyšná čiastka.

V prípade učiteľských mobilít sa štipednium vypláca nasledovným spôsobom: 

  • pri pobytoch v trvaní do 10 kalendárnych dní sa štipendium vo výške schválenej pre danú dĺžku pobytu (t. j. 50 % z prislúchajúcej mesačnej sadzby) vypláca na začiatku pobytu a po doručení Potvrdenia o nástupe na pobyt.
  • pri pobytoch v trvaní viac ako 10 kalendárnych dní v rámci mesiaca pobytu bude platba rozdelená na 2 čiastky. 1. - 50 % z udeleného štipendia na príslušný mesiac sa vyplatí na začiatku pobytu a po doručení Potvrdenia o nástupe na pobyt; 2. zvyšná časť udeleného štipedniá sa vyplatí po absolvovaní príslušnej dĺžky pobytu a po nahratí dokumentov Letter of Confiramtion spolu so Zoznamom zrealizovaných aktivít a Mobility Reportu do systému Ceepus. 

Podmienkou učiteľských mobilít je odučiť minimálne 6 hodín za každých 5 pracovných dní pobytu.