Vyplácanie štipendia na účet štipendistu
Vyplácanie štipendia prijímajúcou vysokou školou
Postup vyplácania štipendia Národnou kanceláriou CEEPUS (SAIA, n. o.)
Nárok na vyplatenie štipendia
S ohľadom na dĺžku pobytu vzniká zahraničnému štipendistovi na Slovensku nárok na vyplácanie štipendiá takto:
Semestrálny pobyt (3 až 10 mesiacov) alebo krátkodobý pobyt spojený s vypracovaním bakalárskej, diplomovej alebo dizertačnej práce (1 až 3 mesiace):
Nárok na štipendium vzniká v prvom mesiaci pobytu po absolvovaní pobytu v dĺžke minimálne 21 dní. V prípade ďalších mesiacov pobytu vzniká nárok na štipendium takto:
- ak pobyt trvá nie viac ako n + 4 dni [vrátane] od začiatku ďalšieho mesiaca (pričom n je prvým dňom ďalšieho mesiaca pobytu), na štipendium za daný začatý ďalší mesiac nie je nárok,
- ak pobyt trvá v danom ďalšom mesiaci dlhšie ako podľa predošlého ustanovenia, ale skončil do n + 14 dní [vrátane] (pričom n je prvým dňom ďalšieho mesiaca pobytu), za daný začatý ďalší mesiac je možné vyplatiť 50 % z prislúchajúcej mesačnej sadzby štipendia (výsledok výpočtu sa v prípade potreby zaokrúhli na celé číslo nahor),
- ak pobyt trval najmenej 16 dní v ďalšom mesiaci, za daný začatý ďalší mesiac je možné vyplatiť 100 % z prislúchajúcej mesačnej sadzby štipendia.
Prednáškový pobyt pre učiteľov (spravidla maximálne 1 mesiac):
- pri pobytoch v trvaní menej ako 5 pracovných dní nie jenárok na štipendium,
- pri pobytoch v trvaní minimálne 5 dní (ak je splnená podmienka podľa predošlého bodu) a maximálne 10 dní v rámci mesiaca pobytu vznikne nárok na vyplatenie štipendia vo výške 50 % z príslušnej sadzby (výsledok výpočtu sa v prípade potreby zaokrúhli na celé číslo nahor),
- pri pobytoch v trvaní 11–20 kalendárnych dní v rámci mesiaca pobytu sa vyplatí 75% zo sadzby (výsledok výpočtu sa v prípade potreby zaokrúhli na celé číslo nahor),
- pri pobytoch v trvaní 21 kalendárnych dní a viac v rámci mesiaca pobytu sa vyplatí 100 % zo sadzby.
Spôsoby vyplatenia
Schválený zahraničný štipendista obdrží emailom od národnej kancelárie sadu úvodných dokumentov, ktorého súčasťou bude aj Scholarship Payment Form. V ňom vyplní preferovaný spôsob vyplatenia a zároveň potvrdí termín nástupu na mobilitu. Podpísaný formulár následne zašle na email ceepus-incoming@saia.sk. Formulár musí byť doručený národnej kancelárii CEEPUS na Slovensku najmenej jeden týždeň pred nástupom na pobyt.
Zároveň by mal každý štipendista hneď po nástupe na mobilitu zabezpečiť zaslanie naskenovaného originálu Potvrdenia prijímajúcej inštitúcie o nástupe na štipendijný pobyt na Slovensku. Potvrdenie zasiela e-mailom koordinátor/kontaktná osoba z prijímajúcej inštitúcie a to z oficiálnej emailovej adresy danej organizácie na adresu: ceepus-incoming@saia.sk. Potvrdenie musí byť vystavené na hlavičkovom papieri prijímajúcej inštitúcie a musí obsahovať meno a priezvisko štipendistu, presný dátum nástupu na pobyt a v prípade sieťovej mobility číslo siete. Potvrdenie musí byť podpísané koordinátorom siete, resp. zamestnancom zahraničného oddelenia. Bez tohto potvrdenia nebude možné štipendium vyplatiť.
Upozornenie: Potvrdenie prijímajúcej inštitúcie o nástupe na štipendijný pobyt by malo byť doručené do SAIA, n. o., najneskôr do 5 dní od začiatku pobytu. V opačnom prípade štipendium nemusí byť vyplatené.
Vyplácanie štipendií zahraničným štipendistom je možné realizovať viacerými spôsobmi:
1. Vyplácanie štipendia na účet štipendistu
Vo formulári Scholarship Payment Form, ktorý zasiela štipendista národnej kancelárii (SAIA, n. o.) najmenej jeden týždeň pred nástupom na pobyt, je potrebné vyplniť všetky údaje týkajúce sa vyplatenia štipendiá na účet štipendistu. Dokument musí byť vlastnoručne podpísaný a naskenovaný (príp. sa akceptuje oficiálny overiteľný elektronický podpis) a zaslaný štipendistom z jeho e-mailovej adresy na e-mailovú adresu: ceepus-incoming@saia.sk. SAIA, n. o., zasiela štipendium spravidla len na bankový účet v krajinách systému SEPA (Single Euro Payments Area). Odporúča sa, aby bol bankový účet vedený v mene euro. Ak je účet vedený v inej mene, resp. ide mimoriadne o zahraničnú platbu, prípadné kurzové rozdiely a poplatky za prevod, ktoré z tohto dôvodu vzniknú, znáša štipendista. Bez Potvrdenia prijímajúcej inštitúcie o nástupe na štipendijný pobyt na Slovensku. SAIA, n. o., štipendium nevypláca. Až po splnení týchto podmienok začne národná kancelária vyplácať štipendium.
2. Vyplácanie štipendia prijímajúcou vysokou školou
Štipendium môže vyplatiť štipendistovi vysoká škola z vlastných zdrojov a následne požiada SAIA, n. o., v Bratislave o preplatenie oprávnených nákladov. O tomto spôsobe vysoká škola vopred informuje národnú kanceláriu. V mimoriadnych a odôvodnených prípadoch sa môže vysoká škola dohodnúť s národnou kanceláriou aj na poskytovaní záloh na vyplatenie štipendií a ich odúčtovaní.
Pri vyplácaní štipendia sa odporúča vysokej škole postupovať spôsobom, akým postupuje národná kancelária pri priamom vyplácaní štipendia štipendistom (pozri ďalej), aby sa predišlo vyplateniu neoprávnených nárokov.
Vysoká škola si môže zvoliť jeden z nasledujúcich spôsobov:
a) štipendium je vyplatené z finančných prostriedkov školy a následne refundované SAIA, n. o.
Národná kancelária prepláca vysokej škole oprávnené náklady na štipendiá na základe vyúčtovacej faktúry vystavenej vysokou školou. Faktúra musí byť vystavená osobou oprávnenou konať v mene vysokej školy/fakulty v otázkach hospodárenia (spravidla rektor, dekan, kvestor, tajomník fakulty).
Povinnou prílohou faktúry sú doklady potvrdzujúce vyplatenie štipendia v oprávnenej výške štipendistovi, a to:
(1) kópia výdavkového pokladničného dokladu (doklad o vyplatení štipendia a jeho prevzatí štipendistom),
(2) kópia žiadosti o vyplatenie štipendia vystavená koordinátorom mobility CEEPUS na prijímajúcej inštitúcii a adresovaná vysokej škole/fakulte (ak koordinátor odsúhlasí vyplatenie štipendia podpisom výdavkového pokladničného dokladu potvrdzujúceho vyplatenie štipendia, nie je potrebné predkladať samostatnú žiadosť o vyplatenie štipendia),
(3) kópia platného identifikačného dokladu (pasu, resp. občianskeho preukazu), na základe ktorého bola overená totožnosť štipendistu pri vyplatení štipendia,
(4) každý štipendista musí mať mobilitu riadne ukončenú v systéme a to vyplnením Mobility Report a nahratím Letter of Confirmation spolu s prílohou List of Realised Activities podľa typu pobytu.
Originály dokumentov (1) a (2) v prílohe faktúry/vyúčtovania archivuje vysoká škola v zmysle platných právnych predpisov a v prípade potreby ich sprístupní národnej kancelárii alebo inému kontrolnému orgánu. Národná kancelária overí oprávnenosť vyplatených nákladov, skontroluje dokumentáciu, a ak sa nevyskytnú žiadne prekážky, preplatí faktúru vysokej škole.
Upozornenie: Vysoká škola žiada o preplatenie vyplatených štipendií najneskôr do 30 dní od dátumu, keď výdavok vznikol. V prípade aktivít realizovaných v mesiacoch september - december je potrebné žiadať o preplatenie najneskôr do 5. decembra kalendárneho roka, v ktorom výdavok vznikol. Ak vysoká škola uvedené termíny nedodrží, národná kancelária nemusí uhradiť faktúru za štipendiá vyplatené vysokou školou.
b) štipendium je vyplatené z finančných prostriedkov poskytnutých vysokej škole ako záloha zo strany SAIA, n. o.
SAIA, n. o., je možné požiadať o zálohu, ale v tomto prípade je potrebné vopred podpísať Zmluvu o spolupráci pri zabezpečovaní mobilít v rámci Stredoeurópskeho výmenného programu pre univerzitné štúdiá (CEEPUS), ktorá upravuje spoluprácu medzi SAIA, n. o., a VŠ pri vyplácaní štipendií.
Zmluva o spolupráci musí byť podpísaná štatutárom. Po podpísaní zmluvy je pri žiadaní o zálohu potrebné poslať originál Žiadosti o vyplatenie finančných prostriedkov podpísaný zodpovedným koordinátorom a osobou zodpovednou za finančnú realizáciu a zaúčtovanie výdavkov uvedených v zmluve (žiadosť podpíše zodpovedný koordinátor mobility CEEPUS za príslušnú sieť, resp. za freemoverov, a osoba zodpovedná za finančnú realizáciu a zaúčtovanie výdavkov). Žiadosť musí obsahovať mená konkrétnych štipendistov, ktorým sa plánujú vyplatiť finančné prostriedky, číslo siete, v rámci ktorej sa pobyt konkrétneho štipendistu realizuje (v prípade mimosieťových mobilít sa namiesto čísla siete uvedie slovo „freemover“), dĺžku schváleného pobytu a schválené dátumy začiatku a ukončenia pobytu, ako aj typ a výšku očakávaných finančných nárokov, ktoré majú byť jednotlivým štipendistom vyplatené.
Vysoká škola predkladá národnej kancelárii vyúčtovanie poskytnutej zálohy listom, v ktorom sa uvedie výška prijatej zálohy, dátum začiatku a dátum ukončenia pobytu každého štipendistu, ktorému vyplatila finančné prostriedky, rozpis jednotlivých výdavkov financovaných zo zálohy a rozdiel medzi poskytnutou zálohou a súčtom výdavkov. Vyúčtovanie podpisuje osoba zodpovedná za finančnú
realizáciu a zaúčtovanie výdavkov. Pri vyúčtovaní je potrebné predložiť vyúčtovaciu faktúru vystavenú osobou oprávnenou konať v mene vysokej školy/fakulty v otázkach hospodárenia (spravidla rektor, dekan, kvestor, tajomník fakulty).
Povinnou prílohou faktúry sú doklady potvrdzujúce vyplatenie štipendia v oprávnenej výške štipendistovi, a to:
(1) kópia výdavkového pokladničného dokladu (doklad o vyplatení štipendia a jeho prevzatí štipendistom),
(2) kópia žiadosti o vyplatenie štipendia, ktorú vystavil a vysokej škole/fakulte adresoval koordinátor CEEPUS na prijímajúcej inštitúcii (ak koordinátor odsúhlasí vyplatenie štipendia podpisom výdavkové pokladničného dokladu potvrdzujúceho vyplatenie štipendia, nie je potrebné predkladať samostatnú žiadosť o vyplatenie štipendia),
(3) kópia platného identifikačného dokladu (pasu, resp. občianskeho preukazu), na základe ktorého bola overená totožnosť štipendistu pri vyplatení štipendia,
(4) každý štipendista musí mať mobilitu riadne ukončenú v systéme a to vyplnením Mobility Report a nahratím Letter of Confirmation spolu s prílohou List of Realised Activities podľa typu štipendistu.
Originály dokumentov (1) a (2) v prílohe vyúčtovania archivuje vysoká škola v zmysle platných právnych predpisov, a v prípade potreby ich sprístupní národnej kancelárii alebo inému kontrolnému orgánu.
Národná kancelária overí oprávnenosť vyplatených nákladov a skontroluje dokumentáciu. Po odsúhlasení vyúčtovania zálohy si zmluvné strany vyrovnajú vzájomne svoje záväzky (teda buď SAIA, n. o., doplatí VŠ rozdiel skutočných nákladov oproti zálohe, alebo VŠ vráti na účet SAIA, n. o., nevyčerpané resp. neuznané prostriedky zálohy).
Upozornenie: Vysoká škola predkladá vyúčtovanie poskytnutej zálohy na vyplácané štipendiá najneskôr do 30 dní od dátumu, keď výdavok vznikol. V prípade aktivít realizovaných v mesiacoch september – december je potrebné predložiť vyúčtovanie najneskôr do 5. decembra kalendárneho roka, v ktorom výdavok vznikol. Ak vysoká škola uvedené termíny nedodrží, národná kancelária nemusí náklady preplatiť.
3. Vyplácanie štipendia štipendistovi osobne Národnou kanceláriou programu CEEPUS na pracovisku SAIA, n. o., v Bratislave alebo na regionálnych pracoviskách v Banskej Bystrici, v Košiciach, v Nitre a v Žiline
Štipendium sa vyplatí osobne v SAIA, n. o., a to na pracoviskách v Bratislave, v Banskej Bystrici, v Košiciach, v Nitre a v Žiline, len tým štipendistom, ktorí nemajú bankový účet v krajinách systému SEPA (Single Euro PaymentsArea). Podmienkou pre vyplatenie štipendia je predloženie platného preukazu totožnosti.
Zároveň musí byť do termínu vyplatenia doručené SAIA, n. o., Potvrdenie prijímajúcej inštitúcie o nástupe na štipendijný pobyt na Slovensku (naskenovaná verzia zaslaná koordinátorom/kontaktnou osobou z prijímajúcej inštitúcie, a to z oficiálnej e-mailovej adresy danej organizácie na adresu: ceepus-incoming@saia.sk, prípadne originál tohto dokumentu predložený na mieste). Bez tohto potvrdenia nebude možné štipendium vyplatiť. Termín vyzdvihnutia štipendia je potrebné dohodnúť so zodpovednými pracovníkmi telefonicky alebo e‑mailom, a to minimálne dva pracovné dni pred plánovaným vyplatením.
V odôvodnených prípadoch môže národná kancelária vyplatiť štipendium v hotovosti osobne v SAIA, n. o., v Bratislave, alebo na regionálnom pracovisku v Banskej Bystrici, v Košiciach, v Nitre a v Žiline a aj tým štipendistom, ktorí prichádzajú z krajín systému SEPA (Single Euro Payments Area).
Postup vyplácania štipendia Národnou kanceláriou CEEPUS (SAIA, n. o.)
Tento postup sa uplatňuje v prípade vyplácania štipendia národnou kanceláriou priamo štipendistovi, a to pri prevode na účet, ako aj pri osobnom vyplácaní. Tento postup vyplácania štipendií sa odporúča aj vysokým školám.
Mobility študentov a doktorandov:
– Pri jednomesačných mobilitách študentov a doktorandov sa štipendistovi pri splnení vyššie uvedených podmienok vyplatí na začiatku pobytu čiastka 75 % z udeleného štipendia, a po splnení podmienky minimálnej dĺžky pobytu (21 dní), vyplnení Mobility Report a nahratí originálov Letter of Confirmation spolu s prílohou o zrealizovaných aktivitách (List of Realised Activities) do on-line systému CEEPUS bude štipendistovi vyplatená zvyšná čiastka.
– Pri viacmesačných mobilitách sa štipendistovi vyplatí štipendium vždy na začiatku mesiaca podľa dátumu nástupu. Posledný mesiac pobytu bude platba rozdelená na 2 čiastky – 50 % z udeleného štipendia na príslušný mesiac sa vyplatí na začiatku mesiaca, a následne po splnení podmienky minimálnej dĺžky pobytu (16 dní v poslednom mesiaci), vyplnením Mobility Report a nahratí originálov Letter of Confirmation spolu s prílohou o zrealizovaných aktivitách (List of Realised Activities) do on-line systému CEEPUS, bude štipendistovi vyplatená zvyšná čiastka.
Učiteľské mobility:
– pre absolvovanie pobytu je v prípade učiteľských mobilít možné priznať minimálne 0,5 a spravidla maximálne 1 štipendijný mesiac;
– pri pobytoch v trvaní do 10 kalendárnych dní štipendistovi pri splnení podmienok vyplatí národná kancelária na začiatku pobytu štipendium vo výške schválenej pre danú dĺžku pobytu (t. j. 50 % z prislúchajúcej mesačnej sadzby).
– pri pobytoch v trvaní viac ako 10 kalendárnych dní v rámci mesiaca pobytu, a pri splnení vyššie uvedených podmienok, bude platba rozdelená na 2 čiastky: 1. 50 % z prislúchajúcej mesačnej sadzby sa vyplatí na začiatku pobytu; 2. po absolvovaní príslušnej dĺžky pobytu, vyplnení Mobility Report a nahratí originálov Letter of Confirmation spolu s prílohou o zrealizovaných aktivitách (List of Realised Activities) do on-line systému CEEPUS bude štipendistovi vyplatená zvyšná čiastka.
Vyplácanie finančných prostriedkov zahraničným účastníkom študentských exkurzií, intenzívnych kurzov, alebo koordinačných stretnutí
V prípade študentských exkurzií, intenzívnych kurzov a koordinačných stretnutí vyplatí štipendium prijímajúca inštitúcia. Je potrebné postupovať podľa jedného z uvedených spôsobov, pričom je možné vyplatiť štipendium štipendistovi v hotovosti cez pokladňu prijímajúcej inštitúcie alebo prevodom na účet štipendistu (v oboch prípadoch musia byť dodržané dané podmienky). Vo všetkých prípadoch je nevyhnutné finančné vyúčtovanie aktivity predložiť Národnej kancelárii programu CEEPUS do 30 dní po ukončení realizácie aktivity. V prípade aktivít realizovaných v mesiacoch november – december je potrebné zúčtovať výdavky v súlade s uvedenými postupmi a najneskôr do 5. decembra kalendárneho roka, v ktorom výdavok vznikol. Ak tak organizátor neurobí, národná kancelária nemusí výdavky uznať a uhradiť. Viac informácií o vyplácaní finančných prostriedkov zahraničným účastníkom študentských exkurzií, intenzívnych kurzov, alebo koordinačných stretnutí
SAIA, n. o.
(Slovenská akademická informačná agentúra)
Túto webstránku spravuje SAIA, n. o., ako Národná kancelária programu CEEPUS na Slovensku.
Kontaktujte nás
Sasinkova 10, 812 20 Bratislava 1
© SAIA, n. o. (Slovenská akademická informačná agentúra). Všetky práva vyhradené.
Runs with MODx | Created by STUDIO MAX MEDIA