Vyplácanie štipendií

Vyplácanie štipendií zahraničným štipendistom pri pobytoch na slovenských vysokých školách


Schválený zahraničný štipendista je povinný národnej kancelárii na Slovensku oznámiť najmenej týždeň vopred presný dátum nástupu na pobyt na slovenskej vysokej škole, a to e‑mailom (ceepus-incoming@saia.sk) alebo faxom (číslo faxu: +421/2/59 30 47 01).

Zároveň je potrebné, aby si každý štipendista hneď po nástupe na mobilitu vyžiadal od koordinátora mobility CEEPUS na slovenskej vysokej škole (resp. v prípade mimosieťových mobilít osobu, ktorá vydala akceptačný list) Potvrdenie prijímajúcej inštitúcie o nástupe na štipendijný pobyt na Slovensku a zaslal originál dokumentu do SAIA, n. o. v Bratislave alebo na niekotré z regionálnych pracovísk v Banskej Bystrici, Košiciach, Nitre alebo Žiline. V dokumente musí byť uvedené meno štipendistu, číslo siete a dátum nástupu na mobilitu. Musí byť vydaný na hlavičkovom papieri prijímajúcej inštitúcieje a podpísaný koordinátorom mobility, resp. zahraničným oddelením. Bez tohto potvrdenia nebude možné štipendium vyplatiť.

Upozornenie: Štipendista je povinný doručiť Potvrdenie prijímajúcej inštitúcie o nástupe na štipendijný pobyt na Slovensku a požiadať o vyplatenie štipendia najneskôr do 5 dní od začiatku pobytu. Ak tak neurobí, štipendium nemusí byť vyplatené.

Výšky štipednií

  • študenti VŠ 400 EUR/mesiac
  • doktorandi 734 EUR/mesiac
  • učitelia VŠ bez titutlu PhD. (pobyt v trvaní min. 5 pracovných a max. 9 kalendárnych dní) 367 EUR
  • učitelia VŠ bez titulu PhD. (pobyt 10 kalendárnych dní a viac) 734 EUR
  • učitelia VŠ s titulom PhD. (pobyt v trvaní min. 5 pracovných a max. 9 kalendárnych dní) 508 EUR
  • učitelia VŠ s titulom PhD. (pobyt 10 kalendárnych dní a viac) 1015 EUR 

Vyplácanie štipendií zahraničným štipendistom je možné realizovať viacerými spôsobmi:


1 - štipendium je vyplatené z finančných prostriedkov školy a následne refundované SAIA, n.o.,

2- štipendium je vyplatené ako záloha – škola môže žiadať o zálohu, v tomto prípade však musí byť podpísaná Zmluva o spolupráci medzi SAIA a vysokou školou,

3 - štipendium je vyplatené na účet štipendistu vedený v mene EUR,

4 - štipendium si štipendista prevezme osobne po dohode s národnou kanceláriou programu buď v SAIA, n.o. v Bratislave alebo v regionálnom pracovisku v Banskej Bystrici, v Košiciach, v Nitre, alebo v Žiline.

 

Podmienky a dokumenty potrebné pre jednotlivé spôsoby:

1. Štipendium je vyplatené z finančných prostriedkov školy a následne je na SAIA, n.o. v Bratislave  zaslaná vyúčtovacia faktúra

Faktúra musí byť vystavená osobou oprávnenou konať v mene vysokej školy/fakulty v otázkach hospodárenia (rektor, dekan, kvestor, tajomník fakulty).

Povinnou prílohou faktúry sú doklady potvrdzujúce vyplatenie štipendia v oprávnenej výške štipendistovi, a to:

  • kópia výdavkového pokladničného dokladu (doklad o vyplatení štipendia a jeho prevzatí štipendistom),
  • kópia žiadosti o vyplatenie štipendia vystavená koordinátorom mobility CEEPUS na prijímajúcej inštitúcii a adresovaná vysokej škole/fakulte (ak koordinátor odsúhlasí vyplatenie štipendia podpisom výdavkového pokladničného dokladu potvrdzujúceho vyplatenie štipendia, nie je potrebné predkladať samostatnú žiadosť o vyplatenie štipendia),
  • kópia platného identifikačného dokladu (pasu, resp. občianskeho preukazu), na základe ktorého bola overená totožnosť štipendistu pri vyplatení štipendia.
  • originály záverečných dokumentov Letter of Confirmation, Mobility Report a originál záverečnej správy zo štipendijného pobytu (Scholarship Stay Final Report) spolu s jej prílohou „Zoznam zrealizovaných aktivít“.

Upozornenie: Vysoká škola žiada o preplatenie vyplatených štipendií najneskôr do 30 dní od dátumu, keď výdavok vznikol. V prípade aktivít realizovaných v mesiacoch september - december je potrebné žiadať o preplatenie najneskôr do 5. decembra kalendárneho roka, v ktorom výdavok vznikol. Ak vysoká škola uvedené termíny nedodrží, národná kancelária nemusí náklady preplatiť.

 

2. štipendium je vyplatené ako záloha na základe platnej Zmluvy o spolupráci medzi SAIA, n. o.,  a vysokou školou

  • Zmluva o spolupráci podpísaná štatutárom; (táto zmluva upravuje spoluprácu medzi SAIA, n.o. a VŠ ohľadom vyplácania štipendií) - na stiahnutie tu
  • Žiadosť o vyplatenie finančných prostriedkov podpísaná koordinátorom a osobou zodpovednou za fin. realizáciu a zaúčtovanie výdavkov uvedenou v zmluve,


Pri vyúčtovaní je potrebné predložiť:

  • vyúčtovaciu faktúru vystavenú osobou oprávnenou konať v mene vysokej školy/fakulty v otázkach hospodárenia (rektor, dekan, kvestor, tajomník fakulty),
  • kópiu výdavkového pokladničného dokladu podpísanú štipendistom, účtovateľom a koordinátorom,
  • kópiu žiadosti o vyplatenie štipendia vystavenú koordinátorom mobility CEEPUS na prijímajúcej inštitúcii a adresovanú vysokej škole/fakulte (ak koordinátor odsúhlasí vyplatenie štipendia podpisom výdavkového pokladničného dokladu potvrdzujúceho vyplatenie štipendia, nie je potrebné predkladať samostatnú žiadosť o vyplatenie štipendia),
  • kópiu platného identifikačného dokladu (pasu, resp. občianskeho preukazu), na základe ktorého bola overená totožnosť štipendistu pri vyplatení štipendia.

V prípade, že je už Zmluva podpísaná, stačí ak VŠ požiada o zálohu listom, ktorý obsahuje mená konkrétnych štipendistov, ktorým sa plánujú vyplatiť finančné prostriedky, číslo siete, v rámci ktorej sa pobyt konkrétneho štipendistu realizuje (v prípade mimosieťových mobilít sa namiesto čísla siete uvedie slovo „freemover“), dĺžku schváleného pobytu a schválené dátumy začiatku a ukončenia pobytu, a typ a výšku očakávaných finančných nárokov, ktoré majú byť jednotlivým štipendistom vyplatené. List podpíše zodpovedný koordinátor mobility CEEPUS za každú zo sietí, resp. za freemoverov a osoba zodpovedná za finančnú realizáciu a zaúčtovanie výdavkov .

Vysoká škola predkladá národnej kancelárii vyúčtovanie poskytnutej zálohy listom, kde sa uvedie výška prijatej zálohy, dátum začiatku a dátum ukončenia pobytu každého štipendistu, ktorému vyplatila finančné prostriedky, rozpis jednotlivých výdavkov financovaných zo zálohy a rozdiel medzi poskytnutou zálohou a súčtom výdavkov. Vyúčtovanie podpisuje osoba zodpovedná za finančnú realizáciu a zaúčtovanie výdavkov.

Upozornenie: Vysoká škola žiada o preplatenie vyplatených štipendií najneskôr do 30 dní od dátumu, keď výdavok vznikol. V prípade aktivít realizovaných v mesiacoch september - december je potrebné žiadať o preplatenie najneskôr do 5. decembra kalendárneho roka, v ktorom výdavok vznikol. Ak vysoká škola uvedené termíny nedodrží, národná kancelária nemusí náklady preplatiť.

 

3. Štipendium vyplatené na účet štipendistu

V tomto prípade je potrebné požiadať o vyplatenie štipendia na osobný účet štipendistu vedený v mene EUR a dodať:

  • vyplnený formulár Oznámenie bankových údajov na úhradu štipendia v rámci programu CEEPUS (na stiahnutie tu)
  • originál Potvrdenia prijímajúcej inštitúcie o nástupe na štipendijný pobyt na Slovensku (na hlavičkovom papieri podpísané koordinátorom, prípadne zahraničným oddelením)

SAIA, n. o., zasiela štipendium iba na bankový účet v krajinách systému SEPA (Single Euro Payments Area, www.ecb.europa.eu). Štipendista zašle SAIA, n. o., žiadosť a vyplatenie štipendia na účet a vyplnený formulár Oznámenie bankových údajov na úhradu štipendia v rámci programu CEEPUS (na stiahnutie tu). SAIA, n. o., na uvedený účet uhrádza platby v mene euro. Odporúčame, aby bankový účet štipendistu bol vedený tiež v mene euro, pretože ak je účet vedený v inej mene, prípadné kurzové rozdiely a poplatky za prevod alebo výmenu peňazí, ak z tohto dôvodu vzniknú, znáša štipendista,

 

4. Osobné prevzatie štipendia štipendistom

Termín prevzatia štipendia je nutné dohodnúť či už telefonicky alebo e-mailom minimálne dva dni vopred s pracovníčkou národnej kancelárie v Bratislave (ceepus-icoming@saia.sk), alebo s pracovníčkou na regionálnom pracovisku (zoznam kontaktných osôb). Štipendista musí priniesť so sebou nasledovné dokumenty:

  • originál Potvrdenia prijímajúcej inštitúcie o nástupe na štipendijný pobyt na Slovensku (na hlavičkovom papieri podpísané koordinátorom, prípadne zahraničným oddelením VŠ)
  • platný identifikačný doklad (pas, resp. občiansky preukaz)

 

Postupy pri vyplácaní štipendií na účet a osobne v SAIA, n. o.

V prípade študentských a doktorandských mobilít je podmienkou pre vyplatenie štipendia pri jednomesačných mobilitách absolvovanie min. 21 dní, pri viacmesačných mobilitách absolvovanie 16 dní v poslednom mesiaci pobytu. Preto sa v prípade študentov a doktorandov vypláca štipendium nasledovným spôsobom:

  • jednomesačná mobilita – 75% na začiatku pobytu a pri predložení Potvrdenia o nástupe na pobyt a 25% po absolvovaní minimálnej dĺžky pobytu 21 dní a odovzdaní Letter of Confirmation, Mobility Report, Scholarship Stay Final Report a jeho povinnej prílohy (List of Realised Activities). Bez uvedených dokumentov nebude možné štipendium vyplatiť.*Dôležité: Ak je prvá časť štipendia (75%) vyplatená štipendistovi osobne v hotovosti na jednej zo SAIA pobočiek, vyplatenie zvyšnej časti štipendia (25%) musí prebehnúť rovnakým spôsobom - osobne v hotovosti na tej istej pobočke SAIA.
  • viacmesačná mobilita – v tomto prípade sa v prvých mesiacoch pobytu, a po predložení Potvrdenia o nástupe na začiatku pobytu, vyplácajú celé štipendiá. V poslednom mesiaci pobytu sa štipendium delí na 2 čiastky, 50% sa vyplatí na začiatku mesiaca a po splnení podmienky minimálnej dĺžky pobytu v poslednom mesiaci 16 dní a predložení Letter of Confirmation, Mobility Report, Scholarship Stay Final Report a jeho povinnej prílohy (List of Realised Activities) je vyplatených zvyšných 50%. Bez uvedených dokumentov nebude možné štipendium vyplatiť.*Dôležité: Ak sú mesačné štipendiá vyplácané štipendistovi osobne v hotovosti na jednej zo SAIA pobočiek, vyplatenie zvyšnej časti štipendia (50%) musí prebehnúť rovnakým spôsobom - osobne v hotovosti na tej istej pobočke SAIA.

V prípade učiteľských mobilít sa štipednium vypláca nasledovným spôsobom: 

  • mobilita v trvaní 0,5 mesiaca (min. 5 pracovných a max. 9 kalendárnych dní) - štipednium zodpovedajúce schválenej dĺžke pobytu sa vypláca na začiatku pobytu a po predložení Potvrdenia o nástupe na pobyt.
  • mobilita v trvaní 1 mesiaca (10 a viac kalendárnych dní) - v tomto prípade sa na začiatku pobytu a po predložení Potvrdenia o nástupe vyplatí 50% z mesačnej sadzby štipednia a zvyšných 50% sa vyplatí po absolvovaní minimálnej dĺžky pobytu (10 kalendárnych dní) a odovzdaní Letter of Confirmation, Mobility Report, Scholarship Stay Final Report a jeho povinnej prílohy (List of Realised Activities). *Dôležité: Ak je prvá časť štipendia (50%) vyplatená štipendistovi osobne v hotovosti na jednej zo SAIA pobočiek, vyplatenie zvyšnej časti štipendia musí prebehnúť rovnakým spôsobom - osobne v hotovosti na tej istej pobočke SAIA.

Podmienkou učiteľských mobilít je odučiť minimálne 6 hodín za každých 5 pracovných dní pobytu.

Pri vyplácaní štipendia prijímajúcou vysokou školou sa odporúča vysokej škole postupovať spôsobom, akým postupuje národná kancelária pri priamom vyplácaní štipendia štipendistom.